Профстандарт "07.004 Специалист по управлению документацией организации"

Приказ Минтруда России от 10.05.2017 N 416н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по управлению документацией организации" (Зарегистрировано в Минюсте России 31.05.2017 N 46898)

Функциональная карта профессионального стандарта

Обобщенные трудовые функции			Возможные наименования должностей, профессий	Требования к образованию и обучению	Требования к опыту практической работы	Трудовые функции			Трудовые действия
код	наименование	уровень квалификации				наименование	код	уровень (подуровень) квалификации
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
A	Документационное обеспечение управления организацией	6	• Документовед, • Специалист подразделения документационного обеспечения управления	• Высшее образование - бакалавриат и еще 1 • Дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности	-	Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления организацией	A/01.6	6	Проведение анализа локальной нормативной базы организации для определения ее соответствия действующим нормативным правовым актам Российской Федерации по документационному обеспечению управления и еще 5	Заявка на обучение
									Подготовка проектов локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления
									Совершенствование системы индексации документов организации
									Представление актуализированных проектов локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению управления на согласование руководству подразделения документационного обеспечения управления
									Ознакомление работников организации с ее локальными нормативными актами и методическими документами по документационному обеспечению управления
									Консультирование работников организации по вопросам документационного обеспечения управления, закрепленным в ее локальных нормативных актах
						Организация документирования управленческой деятельности в организации	A/02.6	6	Разработка унифицированных форм документов, используемых в документационном обеспечении управления организации и еще 6	Заявка на обучение
									Разработка проектов табеля и альбома унифицированных форм документов, используемых в документационном обеспечении управления организации
									Подготовка предложений по технологии разработки проектов документов и ее закрепление в локальных нормативных актах организации
									Создание шаблонов документов для размещения в системах электронного документооборота организации
									Контроль соблюдения требований по подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления в организации
									Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деловыми процессами
									Организация работы по переводу в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в организации
						Организация документооборота в организации	A/03.6	6	Выполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации и еще 8	Заявка на обучение
									Ведение регистрационных и учетных форм документов организации
									Организация передачи документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в организации
									Разработка предложений по порядку согласования и удостоверения документов в организации
									Проведение анализа информационных и документационных потоков в организации
									Подготовка предложений по формированию маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов в организации
									Разработка технологии работы с документами и информацией в организации
									Проверка подлинности электронных документов, поступивших в организацию
									Подготовка предложений по формированию параметров работы систем электронного документооборота организации
						Осуществление работ по проектированию и внедрению системы электронного документооборота в сфере документационного управления организации	A/04.6	6	Проведение анализа действующей системы документационного обеспечения управления организации для определения задач по ее автоматизации и еще 5	Заявка на обучение
									Выполнение поручений руководителя при подготовке технического задания на внедрение системы электронного документооборота в организации в рамках своих компетенций
									Подготовка блок-схем, описывающих делопроизводственные процессы и процедуры, принятые в организации
									Внесение предложений по критериям для выбора системы электронного документооборота для организации
									Осуществление тестирования работы системы электронного документооборота и определение задач по ее адаптации к специфике документационного обеспечения управления в организации
									Методическое сопровождение процессов внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота в организации
						Осуществление информационно-справочной работы с документами организации	A/05.6	6	Формирование требований к информационно-поисковым системам документов организации, используемым в документационном обеспечении управления и еще 6	Заявка на обучение
									Формирование и ведение баз данных об организационно-распорядительных документах организации
									Формирование требований к разграничению уровней доступа работников организации к документам и информации в соответствии с выполняемыми ими функциями
									Обеспечение доступа к документам и информации организации
									Разработка форм представления информации по запросу руководства организации
									Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам документационного обеспечения управления
									Поиск и предоставление информации по документационному обеспечению управления по запросам работников организации
						Осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов в организации	A/06.6	6	Постановка документов и поручений руководства организации на контроль и еще 7	Заявка на обучение
									Организация исполнения документа организации несколькими исполнителями, установка очередности их исполнения
									Контроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах
									Мониторинг хода исполнения и статуса документа в процессе работы с ним в организации
									Ведение контрольных записей об операциях, произведенных с документами в организации
									Корректировка сроков исполнения документов в организации
									Снятие документов и поручений руководства организации с контроля
									Информирование руководства и подготовка аналитических справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации
						Организация оперативного хранения документов в организации и передачи дел для последующего хранения	A/07.6	6	Контроль формирования документов в дела и организация их хранения в подразделениях организации и еще 7	Заявка на обучение
									Формирование дел и организация их оперативного хранения в подразделении документационного обеспечения управления
									Контроль создания и ведения справочно-поисковых средств по документам, хранящимся в подразделениях организации (номенклатура дел, описи)
									Составление и ведение номенклатуры дел организации
									Обеспечение сохранности созданных в организации организационно-распорядительных документов на различных носителях
									Контроль выдачи в оперативное пользование документов организации и их возврата
									Проведение экспертизы ценности документов в составе экспертной комиссии организации
									Подготовка документов для передачи в архив или на уничтожение
B	Руководство деятельностью по документационному обеспечению управления организацией	7	Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления (департамента, управления, службы, отдела)	• Высшее образование - специалитет, магистратура и еще 1 • Дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности	Не менее трех лет в области документационного обеспечения управления	Руководство деятельностью подразделения по документационному обеспечению управления организации	B/01.7	7	Определение целей, задач и функций подразделения документационного обеспечения управления организации и его работников и еще 10	Заявка на обучение
									Распределение должностных обязанностей между работниками подразделения документационного обеспечения управления организации
									Разработка положения о подразделении документационного обеспечения управления организации и должностных инструкций ее работников
									Планирование деятельности подчиненного подразделения с учетом рационального распределения работ и объема производственных задач организации
									Руководство работниками подчиненного подразделения и контроль их деятельности в организации
									Проведение совместно с работниками кадрового подразделения мероприятий по подбору персонала на замещение вакантных должностей подчиненного подразделения
									Организация обучения и повышения квалификации работников подчиненного подразделения организации
									Контроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации
									Определение потребности подчиненного подразделения организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых и ресурсах
									Подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников подразделения по документационному обеспечению управления
									Определение эффективности деятельности подчиненного подразделения организации
						Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации	B/02.7	7	Определение направлений внутренней регламентации документационного обеспечения управления организации и еще 5	Заявка на обучение
									Руководство разработкой локальных нормативных актов организации в соответствии с ее политикой в сфере документационного обеспечения управления
									Организация согласования, утверждения локальных нормативных актов организации по документационному обеспечению ее управления
									Организация ознакомления работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по документационному обеспечению ее управления
									Консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик работы с документами организации
									Организация работы по актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по документационному обеспечению ее управления
						Построение системы документационного обеспечения управления организации	B/03.7	7	Разработка политики организации в области документационного обеспечения ее управления и еще 10	Заявка на обучение
									Содействие внедрению стандартов организации в сферу документационного обеспечения ее управления
									Координация деятельности по созданию и совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации
									Обеспечение взаимодействия подразделений организации при решении задач в области документационного обеспечения ее управления
									Обеспечение функционирования системы документационного обеспечения управления организации
									Организация работы по поддержанию системы документационного обеспечения управления организации в актуальном состоянии
									Внедрение современных методов и средств обработки информации в рамках реализации единой технологии системы управления документами организации
									Управление проектами документационного обеспечения управления организации
									Руководство разработкой планов и графиков работ по решению задач организации в рамках системы документационного обеспечения ее управления
									Определение функций, выполняемых системой электронного документооборота организации, и ее актуализация
									Организация консультирования работников организации по вопросам работы с ее документами
						Осуществление контроля функционирования системы документационного обеспечения управления организации	B/04.7	7	Осуществление контроля ведения делопроизводства в организации в соответствии с установленным в ней порядком, своевременное принятие мер по предупреждению нарушений и еще 10	Заявка на обучение
									Осуществление контроля исполнения локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации
									Организация работы по выявлению нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их устранению
									Осуществление контроля исполнительской дисциплины работников организации
									Осуществление контроля функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной актуализации
									Осуществление контроля формирования дел и организации оперативного хранения документов в организации
									Исполнение функций заместителя председателя экспертной комиссии организации
									Организация и проведение проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам документационного обеспечения управления
									Мониторинг результатов решения задач организации по вопросам документационного обеспечения управления, анализ данных мониторинга
									Контроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организации
									Определение эффективности мероприятий по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации
						Совершенствование системы документационного обеспечения управления организации	B/05.7	7	Определение возможностей применения современных информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления организации на основе изучения тенденций их развития и еще 8	Заявка на обучение
									Обоснование необходимости совершенствования системы документационного обеспечения управления организации
									Определение направлений развития и совершенствования системы документационного обеспечения управления организации
									Определение мер по устранению выявленных изъянов системы документационного обеспечения управления, действующей в организации
									Определение мер по оптимизации управленческого документооборота организации
									Разработка методики совершенствования системы документационного обеспечения управления организации
									Подготовка пакета документов, сопровождающих процесс разработки, внедрения и использования системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления
									Организация процесса разработки и внедрения системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления
									Координация деятельности по совершенствованию системы документационного обеспечения управления организации
C	Управление документацией организации	8	• Управляющий документацией • Заместитель руководителя организации по вопросам управления документацией	• Высшее образование - специалитет, магистратура и еще 1 • Дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности	Не менее пяти лет руководящей деятельности в сфере документационного обеспечения управления организацией	Стратегическое планирование и руководство построением единой системы управления документацией организации	C/01.8	8	Разработка стратегии и политики организации в сфере управления ее документацией и еще 5	Заявка на обучение
									Руководство выбором и внедрением современных методов, средств и технологий обработки информации и документации в рамках реализации единой политики управления документацией организации
									Управление проектом создания единой системы управления документацией организации
									Управление проектами формирования информационно-справочных систем и баз данных по всем документным системам и информационным ресурсам организации
									Управление проектами поддержания в актуальном состоянии единой системы управления документацией организации, а также всех ее документных систем
									Руководство проектами по модернизации и оптимизации системы управления документацией организации и минимизации рисков в этой сфере
						Управление разработкой локальных нормативных актов организации по вопросам управления ее документацией	C/02.8	8	Руководство разработкой и внедрением локальных нормативных актов организации по управлению документацией и еще 7	Заявка на обучение
									Руководство разработкой методических документов по внедрению и исполнению локальных нормативных актов организации по управлению документацией
									Управление согласованием и/или утверждением локальных нормативных актов и методических документов организации, используемых в управлении документацией
									Руководство разработкой локальных нормативных актов и методических документов организации по вопросам организации хранения, обеспечения сохранности, использования и уничтожения документов ее документального фонда
									Руководство построением информационно-правовой базы данных организации
									Руководство своевременной актуализацией локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией
									Разработка мер по предотвращению или минимизации рисков, связанных с несовершенством локальных нормативных актов по управлению документацией организации
									Консультирование руководства организации по вопросам применения локальных нормативных актов организации, используемых в управлении документацией
						Управление деятельностью по контролю функционирования всех систем документации организации и ее корпоративного документооборота	C/03.8	8	Управление деятельностью по контролю соблюдения выбранных технологий работы с документами организации в рамках корпоративной системы управления документами и отдельных систем документации организации и еще 10	Заявка на обучение
									Руководство деятельностью по контролю соблюдения требований к составлению и оформлению документов организации как в рамках корпоративной системы управления документацией организации, так и отдельных систем документации организации
									Управление проектами оптимизации состава документов и корпоративного документооборота организации и контроль их реализации
									Руководство деятельностью по контролю функционирования систем административного и корпоративного управления организации
									Управление системой контроля исполнения поручений руководства организации и соблюдения сроков их исполнения
									Руководство деятельностью по контролю эффективного функционирования корпоративной системы электронного документооборота организации
									Руководство деятельностью по контролю использования информационно-правовой базы данных организации
									Руководство деятельностью по контролю процессов разработки и внедрения локальных систем электронного документооборота по всем направлениям деятельности организации, включая выбор этих систем и организации-разработчика
									Руководство деятельностью по контролю совместимости всех систем электронного документооборота организации
									Руководство деятельностью по контролю эксплуатации всех систем электронного документооборота организации, включая вопросы обеспечения сохранности документов в этих системах, их аутентичности, достоверности и надежности
									Руководство деятельностью по контролю функционирования системы хранения документального фонда организации, его сохранности и использования
						Управление проектами по внедрению корпоративной системы электронного документооборота организации и разработке стратегии ее развития	C/04.8	8	Инициирование внедрения корпоративной системы электронного документооборота в организации с учетом потенциальной экономической эффективности и возможных рисков и еще 7	Заявка на обучение
									Руководство проведением анализа и оценки документооборота по всем системам документации, подлежащим включению в корпоративную систему электронного документооборота организации
									Руководство и организация подготовки технического задания на проектирование корпоративной системы электронного документооборота в организации с учетом потенциальных рисков
									Выбор корпоративной системы электронного документооборота, соответствующей задачам организации, и организации-разработчика
									Руководство разработкой уровней доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в корпоративной системе электронного документооборота с учетом их прав и ответственности
									Оценка пилотного внедрения корпоративной системы электронного документооборота в организации
									Руководство приемкой и полномасштабным внедрением корпоративной системы электронного документооборота в организации
									Руководство организацией обучения руководителей структурных подразделений работе в корпоративной системе электронного документооборота как составной части корпоративной системы управления документацией организации
						Стратегическое планирование и руководство построением единой системы хранения документального фонда организации	C/05.8	8	Разработка стратегии и политики управления хранением, использованием и уничтожением документов документального фонда организации и еще 5	Заявка на обучение
									Определение приоритетных направлений развития системы хранения документального фонда организации
									Руководство проектом построения информационно-справочной системы для хранения и использования документального фонда организации
									Управление проектами совершенствования системы хранения документного фонда организации, а также ее использования в рамках деятельности организации
									Управление проектами внедрения информационных технологий в систему хранения документального фонда организации и его использования в рамках деятельности организации
									Управление деятельностью центральной экспертной комиссии организации