Профстандарт "07.004 Специалист по управлению документами организации"

Приказ Минтруда России от 27.04.2023 N 421н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по управлению документами организации" (Зарегистрировано в Минюсте России 29.05.2023 N 73602)

Функциональная карта профессионального стандарта

Обобщенные трудовые функции			Возможные наименования должностей, профессий	Требования к образованию и обучению	Требования к опыту практической работы	Трудовые функции			Трудовые действия
код	наименование	уровень квалификации				наименование	код	уровень (подуровень) квалификации
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
A	Документационное обеспечение управления организацией	6	• Документовед • Специалист по управлению документами организации • Специалист по работе с данными документированных сфер деятельности и еще 1 • Специалист/эксперт структурных подразделений по управлению документами организации	• Высшее образование - бакалавриатили и еще 1 • Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности	-	Разработка и внедрение локальных нормативных актов в области управления документами организации	A/01.6	6	Проведение анализа локальных нормативных актов организации для определения их соответствия нормативным правовым актам Российской Федерации в области управления документами организации и еще 7	Заявка на обучение
									Подготовка проектов локальных нормативных актов организации в области управления документами организации
									Актуализация систем классификации и идентификации документов организации
									Совершенствование схем маршрутизации документопотоков организации
									Формирование предложений по совершенствованию локальных нормативных актов по управлению документами организации
									Консультирование работников организации по вопросам управления документами, закрепленными в локальных нормативных актах организации
									Оказание методической помощи работникам организации по работе с распорядительными документами
									Представление проектов локальных нормативных актов организации в области управления документами организации на согласование руководству подразделения по управлению документами и экспертной комиссии организации
						Организация документирования деятельности в организации	A/02.6	6	Разработка унифицированных форм документов, используемых в области управления документами организации и еще 6	Заявка на обучение
									Разработка проектов табеля и альбома унифицированных форм документов, используемых в деятельности организации
									Подготовка предложений по технологии разработки проектов документов и ее закрепление в локальных нормативных актах организации
									Разработка электронных бланков и электронных шаблонов документов для использования и размещения в системе электронного документооборота организации
									Контроль соблюдения требований к подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов в области управления документами организации
									Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деятельностью
									Контроль перевода в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в организации
						Организация документооборота в организации	A/03.6	6	Выполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации и еще 8	Заявка на обучение
									Ведение регистрационных и учетных форм документов организации
									Осуществление внутреннего контроля передачи документов между уровнями управления и исполнителями в организации
									Разработка предложений по порядку согласования и удостоверения документов в организации
									Проведение анализа информационных и документационных потоков в организации
									Подготовка предложений по формированию маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов в организации
									Подготовка предложений по формированию функциональных требований системы электронного документооборота организации
									Разработка технологии работы с конфиденциальными документами
									Разработка технологии работы с документами и информацией в организации
						Проектирование, внедрение и развитие системы электронного документооборота	A/04.6	6	Проведение анализа действующей системы управления документами организации для определения задач по ее автоматизации, модернизации, цифровой трансформации и еще 6	Заявка на обучение
									Подготовка технического задания на внедрение отечественной системы электронного документооборота в организации в рамках своих компетенций
									Разработка блок-схем, описывающих бизнес-процессы организации, процессы и процедуры по управлению документами организации
									Классификация, индексирование документов и их данных, необходимых для осуществления процессов создания и ввода в систему электронного документооборота
									Внесение предложений по критериям выбора отечественной системы электронного документооборота для организации
									Осуществление тестирования работы системы электронного документооборота и определение задач по ее адаптации к специфике системы управления документами организации
									Методическое сопровождение процессов внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота в организации
						Осуществление информационно-справочной работы с документами организации	A/05.6	6	Формирование требований к информационно-поисковым системам структурированных данных документированных сфер деятельности организации и еще 6	Заявка на обучение
									Формирование и ведение баз данных о деятельности организации
									Формирование требований к разграничению уровней доступа работников к данным о деятельности организации в соответствии с выполняемыми ими функциями
									Предоставление доступа к структурированным данным документированных сфер деятельности организации
									Разработка форм представления информации о деятельности организации
									Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам управления документами в организации
									Поиск и предоставление информации о структурированных данных документированных сфер деятельности организации по запросам работников организации
						Осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов в организации	A/06.6	6	Постановка документов и поручений руководства организации на контроль и еще 7	Заявка на обучение
									Осуществление внутреннего контроля исполнения документов организации несколькими исполнителями, установка очередности их исполнения
									Контроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах
									Мониторинг хода исполнения и статуса документов в процессе работы с ними в организации
									Разработка требований к протоколам контрольных записей об операциях, произведенных с документами в организации
									Корректировка сроков исполнения документов в организации
									Снятие документов и поручений руководства организации с контроля
									Подготовка аналитических справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации
						Организация хранения документов в организации и передачи дел на архивное хранение	A/07.6	6	Контроль комплектования документов в дела и организация их хранения в подразделениях организации и еще 7	Заявка на обучение
									Контроль создания и ведения справочно-поисковых средств по документам и базам данных, хранящимся и ведущимся в подразделениях организации
									Составление, ведение номенклатуры дел организации и итоговой записи к ней
									Проверка данных о сохранности созданных в организации документов на различных носителях
									Контроль выдачи в оперативное пользование документов организации и их возврата
									Проведение экспертизы ценности документов в составе экспертной комиссии организации
									Предоставление документов или их скан-копий для ответов на запросы подразделений организации и федеральных органов исполнительной власти
									Подготовка документов для передачи в архив или на уничтожение
B	Руководство деятельностью подразделения по управлению документами организации	7	• Руководитель подразделения по управлению документами организации (департамента, управления, службы, отдела) • Руководитель отдела по работе с данными документированных сфер деятельности организации	• Высшее образование - магистратураили и еще 1 • Высшее образование (непрофильное) - магистратура и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности	Не менее трех лет в области документационного обеспечения организации	Организация деятельности подразделения по управлению документами	B/01.7	7	Определение целей, задач и функций подразделения по управлению документами организации и его работников и еще 10	Заявка на обучение
									Распределение должностных обязанностей между работниками подразделения по управлению документами организации
									Разработка локальных нормативных актов по управлению документами организации и должностных инструкций ее работников
									Планирование деятельности подчиненного подразделения с учетом рационального распределения работ и объема производственных задач организации
									Контроль деятельности работников подразделения по управлению документами организации
									Проведение мероприятий по подбору персонала на замещение вакантных должностей подчиненного подразделения
									Разработка графика обучения и повышения квалификации работников подчиненного подразделения организации
									Контроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации
									Определение потребности подчиненного подразделения организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных и финансовых ресурсах
									Подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников подразделения по управлению документами организации
									Оценка эффективности деятельности подчиненного подразделения организации
						Разработка политики управления документами организации	B/02.7	7	Определение направлений политики управления документами организации и еще 4	Заявка на обучение
									Руководство разработкой локальных нормативных актов организации в соответствии с ее политикой управления документами организации
									Согласование, утверждение локальных нормативных актов организации по документным системам организации
									Организация консультирования работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик управления документами организации
									Организация актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по управлению документами организации
						Построение системы управления документами организации	B/03.7	7	Проведение анализа характера деловой деятельности организации, ее правовых, ресурсных и технологических возможностей и еще 12	Заявка на обучение
									Установление рисков, влияющих на деловую деятельность организации в целом, и рисков, которыми можно управлять посредством управления документами
									Выявление соответствия характеристик документных систем организации требованиям к надежности, безопасности, соответствию, комплексности и системности
									Применение корпоративных стандартов документных систем организации в управлении документами организации
									Координация деятельности по созданию и совершенствованию документных систем организации
									Проведение мероприятий по взаимодействию подразделений организации при решении задач в области управления документами организации
									Контроль функционирования системы управления документами и их данными организации
									Поддержание системы управления документами организации в актуальном состоянии
									Внедрение современных методов, средств обработки информации и данных в рамках реализации сквозной технологии системы управления документами организации
									Руководство созданием системы управления документами организации
									Руководство разработкой дорожных карт решения задач в области построения системы управления документами организации
									Определение функций, выполняемых системой электронного документооборота организации, и ее актуализация
									Планирование консультирования работников по вопросам работы с документными системами организации
						Контроль функционирования системы управления документами организации	B/04.7	7	Контроль ведения документального фонда организации и своевременное принятие мер по предупреждению нарушений и еще 9	Заявка на обучение
									Контроль исполнения локальных нормативных актов и методических документов документных систем организации
									Контроль выявления нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их устранению
									Контроль исполнительской дисциплины работников организации
									Контроль функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной актуализации
									Контроль систематизации данных, формирования дел и организации оперативного хранения документов в организации, архивирования данных
									Планирование и контроль графика проведения проверок документных систем подразделений организации
									Мониторинг результатов организации управления документами и оценки соблюдения установленных требований к документам
									Контроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организации
									Оценка эффективности мероприятий по совершенствованию системы управления документами организации
						Совершенствование системы управления документами организации	B/05.7	7	Разработка современных подходов к управлению документами, системами и процессами и еще 7	Заявка на обучение
									Определение возможностей модификации или применения современных информационных технологий в области управления документами организации на основе изучения тенденций их развития
									Обоснование необходимости совершенствования системы управления документами организации
									Координация деятельности по повышению уровня организации структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации
									Определение актуальности моделей связи структурированных данных и метаданных документных систем организации
									Разработка метамодели (архитектуры) структурированных данных и метаданных документных систем организации для деловых потребностей организации
									Подготовка классификаторов и справочников, содержащих структурированные данные и метаданные документированных сфер деятельности организации, для внедрения и использования
									Координация деятельности по разработке и внедрению классификаторов и справочников структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации
C	Управление единой системой документооборота организации	8	• Управляющий документами • Заместитель руководителя организации по вопросам управления документами • Директор по данным документированных сфер деятельности организации и еще 1 • Руководитель самостоятельного подразделения по управлению документами организации (департамента, управления)	• Высшее образование - магистратураили и еще 1 • Высшее образование - магистратура (непрофильное) и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности	Не менее пяти лет на руководящих должностях в области управления документами организации	Стратегическое планирование и руководство построением системы управления документами организации	C/01.7	7	Разработка стратегии и политики управления документами организации в цифровой среде и еще 8	Заявка на обучение
									Руководство разработкой, внедрением и контролем документных процессов и средств управления ими в целях соответствия политике управления документами организации
									Выявление степени риска деятельности организации при применении средств управления документами, не отвечающих деловым потребностям и требованиям подотчетности организации
									Управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств осуществления деятельности организации
									Руководство созданием надежных, защищенных, соответствующих установленным требованиям документных систем и/или системы электронного документооборота
									Руководство внедрением современных методов, средств и технологий сквозной системы управления документами организации в цифровой среде
									Руководство созданием сквозной системы управления документами организации в цифровой среде
									Руководство цифровой трансформацией документированных сфер деятельности организации и минимизацией рисков в процессах цифровизации
									Руководство систематизацией и классификацией документов, кодированием информации для формирования информационно-справочных систем, реестров и справочников документированных сфер деятельности организации
						Разработка политики управления документооборотом организации	C/02.7	7	Мониторинг процессов деловой деятельности организации для разработки политики и целей управления документами организации и еще 11	Заявка на обучение
									Определение целей и последовательности их решения в области управления документами организации
									Определение средств управления организационными рисками управления документами
									Контроль прозрачности и комплексности деловых процессов управления документами организации
									Руководство построением информационно-правовой базы данных организации
									Определение необходимых ресурсов и источников их обеспечения для бесперебойного функционирования системы управления документами организации
									Мониторинг процессов деловой деятельности организации для разработки локальных нормативных актов по управлению документными системами организации
									Руководство разработкой методических документов по управлению документными системами
									Утверждение локальных нормативных актов и методических документов организации по управлению документными системами и системой управления документами организации
									Руководство разработкой локальных нормативных актов и методических документов организации по вопросам организации обеспечения сохранности, использования, уничтожения, архивирования документов и их данных в составе документального фонда организации
									Руководство построением реестровой информационно-правовой базы данных документных систем организации
									Руководство актуализацией локальных нормативных актов по управлению документными системами и системой управления документами организации
						Контроль функционирования системы управления документами организации и ее документооборота	C/03.7	7	Контроль соблюдения технологий разработки и внедрения систем управления документами организации и еще 7	Заявка на обучение
									Контроль соблюдения требований к составлению и оформлению документов, верификации их данных в организации
									Руководство проектами оптимизации состава и структуры данных документов, справочников и классификаторов документооборота организации и контроль их эффективного использования
									Контроль эффективности функционирования системы электронного документооборота организации
									Руководство деятельностью по контролю использования данных информационно-правовых баз организации
									Руководство деятельностью по контролю разработки и внедрения систем электронного документооборота по направлениям деятельности организации
									Руководство деятельностью по контролю обеспечения сохранности документов и их данных в системах электронного документооборота
									Руководство деятельностью по контролю функционирования и катастрофоустойчивости системы хранения данных документального фонда организации, их доступности, использования и сохранности
						Управление проектами внедрения и модификации системы электронного документооборота организации, разработки стратегии ее развития	C/04.7	7	Руководство разработкой проекта системы электронного документооборота в организации с учетом экономической эффективности и возможных рисков управления документами и еще 7	Заявка на обучение
									Руководство проведением анализа и оценки документооборота по всем системам документации, подлежащим включению в систему электронного документооборота организации
									Руководство подготовкой технического задания на проектирование системы электронного документооборота в организации с учетом возможных рисков управления документами
									Выбор системы электронного документооборота отечественной организации-разработчика
									Руководство разработкой уровней доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в системе электронного документооборота с учетом их прав и ответственности
									Оценка пилотного внедрения системы электронного документооборота в организации
									Руководство приемкой и полномасштабным внедрением системы электронного документооборота в организации
									Руководство организацией обучения руководителей структурных подразделений работе в системе электронного документооборота и в системе управления документами организации
						Стратегическое планирование и разработка системы хранения документального фонда организации	C/05.7	7	Поддержка достоверности, целостности документов и их данных, необходимых для защиты от несанкционированного изменения и еще 8	Заявка на обучение
									Поддержка аутентичности документов и их данных
									Разработка схем метаданных документов, связанных с документами на протяжении их существования
									Разработка стратегии управления использованием, хранением и уничтожением документов документального фонда организации и их данных
									Определение приоритетных направлений развития системы хранения, архивирования данных документального фонда организации
									Руководство проектом построения информационно-справочной системы хранения и использования документального фонда организации
									Руководство проектами совершенствования системы хранения документального фонда организации
									Контроль внедрения отечественных информационных технологий в систему хранения документального фонда организации и их использования в рамках управления документными системами организации
									Формирование экспертной комиссии организации