Приказ Минтруда России от 27.04.2023 N 421н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по управлению документами организации" (Зарегистрировано в Минюсте России 29.05.2023 N 73602)
| Обобщенные трудовые функции |
Возможные наименования должностей, профессий |
Требования к образованию и обучению |
Требования к опыту практической работы |
Трудовые функции |
Трудовые действия |
|
| код |
наименование |
уровень квалификации |
наименование |
код |
уровень (подуровень) квалификации |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
| A |
Документационное обеспечение управления организацией |
6 |
• Документовед • Специалист по управлению документами организации • Специалист по работе с данными документированных сфер деятельности и еще 1• Специалист/эксперт структурных подразделений по управлению документами организации
|
• Высшее образование - бакалавриатили и еще 1• Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности
|
-
|
Разработка и внедрение локальных нормативных актов в области управления документами организации |
A/01.6 |
6 |
Проведение анализа локальных нормативных актов организации для определения их соответствия нормативным правовым актам Российской Федерации в области управления документами организации
и еще 7 |
Заявка на обучение
|
| Подготовка проектов локальных нормативных актов организации в области управления документами организации |
| Актуализация систем классификации и идентификации документов организации |
| Совершенствование схем маршрутизации документопотоков организации |
| Формирование предложений по совершенствованию локальных нормативных актов по управлению документами организации |
| Консультирование работников организации по вопросам управления документами, закрепленными в локальных нормативных актах организации |
| Оказание методической помощи работникам организации по работе с распорядительными документами |
| Представление проектов локальных нормативных актов организации в области управления документами организации на согласование руководству подразделения по управлению документами и экспертной комиссии организации |
| Организация документирования деятельности в организации |
A/02.6 |
6 |
Разработка унифицированных форм документов, используемых в области управления документами организации
и еще 6 |
Заявка на обучение
|
| Разработка проектов табеля и альбома унифицированных форм документов, используемых в деятельности организации |
| Подготовка предложений по технологии разработки проектов документов и ее закрепление в локальных нормативных актах организации |
| Разработка электронных бланков и электронных шаблонов документов для использования и размещения в системе электронного документооборота организации |
| Контроль соблюдения требований к подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов в области управления документами организации |
| Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деятельностью |
| Контроль перевода в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в организации |
| Организация документооборота в организации |
A/03.6 |
6 |
Выполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации
и еще 8 |
Заявка на обучение
|
| Ведение регистрационных и учетных форм документов организации |
| Осуществление внутреннего контроля передачи документов между уровнями управления и исполнителями в организации |
| Разработка предложений по порядку согласования и удостоверения документов в организации |
| Проведение анализа информационных и документационных потоков в организации |
| Подготовка предложений по формированию маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов в организации |
| Подготовка предложений по формированию функциональных требований системы электронного документооборота организации |
| Разработка технологии работы с конфиденциальными документами |
| Разработка технологии работы с документами и информацией в организации |
| Проектирование, внедрение и развитие системы электронного документооборота |
A/04.6 |
6 |
Проведение анализа действующей системы управления документами организации для определения задач по ее автоматизации, модернизации, цифровой трансформации
и еще 6 |
Заявка на обучение
|
| Подготовка технического задания на внедрение отечественной системы электронного документооборота в организации в рамках своих компетенций |
| Разработка блок-схем, описывающих бизнес-процессы организации, процессы и процедуры по управлению документами организации |
| Классификация, индексирование документов и их данных, необходимых для осуществления процессов создания и ввода в систему электронного документооборота |
| Внесение предложений по критериям выбора отечественной системы электронного документооборота для организации |
| Осуществление тестирования работы системы электронного документооборота и определение задач по ее адаптации к специфике системы управления документами организации |
| Методическое сопровождение процессов внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота в организации |
| Осуществление информационно-справочной работы с документами организации |
A/05.6 |
6 |
Формирование требований к информационно-поисковым системам структурированных данных документированных сфер деятельности организации
и еще 6 |
Заявка на обучение
|
| Формирование и ведение баз данных о деятельности организации |
| Формирование требований к разграничению уровней доступа работников к данным о деятельности организации в соответствии с выполняемыми ими функциями |
| Предоставление доступа к структурированным данным документированных сфер деятельности организации |
| Разработка форм представления информации о деятельности организации |
| Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам управления документами в организации |
| Поиск и предоставление информации о структурированных данных документированных сфер деятельности организации по запросам работников организации |
| Осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов в организации |
A/06.6 |
6 |
Постановка документов и поручений руководства организации на контроль
и еще 7 |
Заявка на обучение
|
| Осуществление внутреннего контроля исполнения документов организации несколькими исполнителями, установка очередности их исполнения |
| Контроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах |
| Мониторинг хода исполнения и статуса документов в процессе работы с ними в организации |
| Разработка требований к протоколам контрольных записей об операциях, произведенных с документами в организации |
| Корректировка сроков исполнения документов в организации |
| Снятие документов и поручений руководства организации с контроля |
| Подготовка аналитических справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации |
| Организация хранения документов в организации и передачи дел на архивное хранение |
A/07.6 |
6 |
Контроль комплектования документов в дела и организация их хранения в подразделениях организации
и еще 7 |
Заявка на обучение
|
| Контроль создания и ведения справочно-поисковых средств по документам и базам данных, хранящимся и ведущимся в подразделениях организации |
| Составление, ведение номенклатуры дел организации и итоговой записи к ней |
| Проверка данных о сохранности созданных в организации документов на различных носителях |
| Контроль выдачи в оперативное пользование документов организации и их возврата |
| Проведение экспертизы ценности документов в составе экспертной комиссии организации |
| Предоставление документов или их скан-копий для ответов на запросы подразделений организации и федеральных органов исполнительной власти |
| Подготовка документов для передачи в архив или на уничтожение |
| B |
Руководство деятельностью подразделения по управлению документами организации |
7 |
• Руководитель подразделения по управлению документами организации (департамента, управления, службы, отдела)
• Руководитель отдела по работе с данными документированных сфер деятельности организации
|
• Высшее образование - магистратураили и еще 1• Высшее образование (непрофильное) - магистратура и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности
|
Не менее трех лет в области документационного обеспечения организации
|
Организация деятельности подразделения по управлению документами |
B/01.7 |
7 |
Определение целей, задач и функций подразделения по управлению документами организации и его работников
и еще 10 |
Заявка на обучение
|
| Распределение должностных обязанностей между работниками подразделения по управлению документами организации |
| Разработка локальных нормативных актов по управлению документами организации и должностных инструкций ее работников |
| Планирование деятельности подчиненного подразделения с учетом рационального распределения работ и объема производственных задач организации |
| Контроль деятельности работников подразделения по управлению документами организации |
| Проведение мероприятий по подбору персонала на замещение вакантных должностей подчиненного подразделения |
| Разработка графика обучения и повышения квалификации работников подчиненного подразделения организации |
| Контроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации |
| Определение потребности подчиненного подразделения организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных и финансовых ресурсах |
| Подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников подразделения по управлению документами организации |
| Оценка эффективности деятельности подчиненного подразделения организации |
| Разработка политики управления документами организации |
B/02.7 |
7 |
Определение направлений политики управления документами организации
и еще 4 |
Заявка на обучение
|
| Руководство разработкой локальных нормативных актов организации в соответствии с ее политикой управления документами организации |
| Согласование, утверждение локальных нормативных актов организации по документным системам организации |
| Организация консультирования работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик управления документами организации |
| Организация актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по управлению документами организации |
| Построение системы управления документами организации |
B/03.7 |
7 |
Проведение анализа характера деловой деятельности организации, ее правовых, ресурсных и технологических возможностей
и еще 12 |
Заявка на обучение
|
| Установление рисков, влияющих на деловую деятельность организации в целом, и рисков, которыми можно управлять посредством управления документами |
| Выявление соответствия характеристик документных систем организации требованиям к надежности, безопасности, соответствию, комплексности и системности |
| Применение корпоративных стандартов документных систем организации в управлении документами организации |
| Координация деятельности по созданию и совершенствованию документных систем организации |
| Проведение мероприятий по взаимодействию подразделений организации при решении задач в области управления документами организации |
| Контроль функционирования системы управления документами и их данными организации |
| Поддержание системы управления документами организации в актуальном состоянии |
| Внедрение современных методов, средств обработки информации и данных в рамках реализации сквозной технологии системы управления документами организации |
| Руководство созданием системы управления документами организации |
| Руководство разработкой дорожных карт решения задач в области построения системы управления документами организации |
| Определение функций, выполняемых системой электронного документооборота организации, и ее актуализация |
| Планирование консультирования работников по вопросам работы с документными системами организации |
| Контроль функционирования системы управления документами организации |
B/04.7 |
7 |
Контроль ведения документального фонда организации и своевременное принятие мер по предупреждению нарушений
и еще 9 |
Заявка на обучение
|
| Контроль исполнения локальных нормативных актов и методических документов документных систем организации |
| Контроль выявления нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их устранению |
| Контроль исполнительской дисциплины работников организации |
| Контроль функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной актуализации |
| Контроль систематизации данных, формирования дел и организации оперативного хранения документов в организации, архивирования данных |
| Планирование и контроль графика проведения проверок документных систем подразделений организации |
| Мониторинг результатов организации управления документами и оценки соблюдения установленных требований к документам |
| Контроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организации |
| Оценка эффективности мероприятий по совершенствованию системы управления документами организации |
| Совершенствование системы управления документами организации |
B/05.7 |
7 |
Разработка современных подходов к управлению документами, системами и процессами
и еще 7 |
Заявка на обучение
|
| Определение возможностей модификации или применения современных информационных технологий в области управления документами организации на основе изучения тенденций их развития |
| Обоснование необходимости совершенствования системы управления документами организации |
| Координация деятельности по повышению уровня организации структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации |
| Определение актуальности моделей связи структурированных данных и метаданных документных систем организации |
| Разработка метамодели (архитектуры) структурированных данных и метаданных документных систем организации для деловых потребностей организации |
| Подготовка классификаторов и справочников, содержащих структурированные данные и метаданные документированных сфер деятельности организации, для внедрения и использования |
| Координация деятельности по разработке и внедрению классификаторов и справочников структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации |
| C |
Управление единой системой документооборота организации |
8 |
• Управляющий документами • Заместитель руководителя организации по вопросам управления документами • Директор по данным документированных сфер деятельности организации и еще 1• Руководитель самостоятельного подразделения по управлению документами организации (департамента, управления)
|
• Высшее образование - магистратураили и еще 1• Высшее образование - магистратура (непрофильное) и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности
|
Не менее пяти лет на руководящих должностях в области управления документами организации
|
Стратегическое планирование и руководство построением системы управления документами организации |
C/01.7 |
7 |
Разработка стратегии и политики управления документами организации в цифровой среде
и еще 8 |
Заявка на обучение
|
| Руководство разработкой, внедрением и контролем документных процессов и средств управления ими в целях соответствия политике управления документами организации |
| Выявление степени риска деятельности организации при применении средств управления документами, не отвечающих деловым потребностям и требованиям подотчетности организации |
| Управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств осуществления деятельности организации |
| Руководство созданием надежных, защищенных, соответствующих установленным требованиям документных систем и/или системы электронного документооборота |
| Руководство внедрением современных методов, средств и технологий сквозной системы управления документами организации в цифровой среде |
| Руководство созданием сквозной системы управления документами организации в цифровой среде |
| Руководство цифровой трансформацией документированных сфер деятельности организации и минимизацией рисков в процессах цифровизации |
| Руководство систематизацией и классификацией документов, кодированием информации для формирования информационно-справочных систем, реестров и справочников документированных сфер деятельности организации |
| Разработка политики управления документооборотом организации |
C/02.7 |
7 |
Мониторинг процессов деловой деятельности организации для разработки политики и целей управления документами организации
и еще 11 |
Заявка на обучение
|
| Определение целей и последовательности их решения в области управления документами организации |
| Определение средств управления организационными рисками управления документами |
| Контроль прозрачности и комплексности деловых процессов управления документами организации |
| Руководство построением информационно-правовой базы данных организации |
| Определение необходимых ресурсов и источников их обеспечения для бесперебойного функционирования системы управления документами организации |
| Мониторинг процессов деловой деятельности организации для разработки локальных нормативных актов по управлению документными системами организации |
| Руководство разработкой методических документов по управлению документными системами |
| Утверждение локальных нормативных актов и методических документов организации по управлению документными системами и системой управления документами организации |
| Руководство разработкой локальных нормативных актов и методических документов организации по вопросам организации обеспечения сохранности, использования, уничтожения, архивирования документов и их данных в составе документального фонда организации |
| Руководство построением реестровой информационно-правовой базы данных документных систем организации |
| Руководство актуализацией локальных нормативных актов по управлению документными системами и системой управления документами организации |
| Контроль функционирования системы управления документами организации и ее документооборота |
C/03.7 |
7 |
Контроль соблюдения технологий разработки и внедрения систем управления документами организации
и еще 7 |
Заявка на обучение
|
| Контроль соблюдения требований к составлению и оформлению документов, верификации их данных в организации |
| Руководство проектами оптимизации состава и структуры данных документов, справочников и классификаторов документооборота организации и контроль их эффективного использования |
| Контроль эффективности функционирования системы электронного документооборота организации |
| Руководство деятельностью по контролю использования данных информационно-правовых баз организации |
| Руководство деятельностью по контролю разработки и внедрения систем электронного документооборота по направлениям деятельности организации |
| Руководство деятельностью по контролю обеспечения сохранности документов и их данных в системах электронного документооборота |
| Руководство деятельностью по контролю функционирования и катастрофоустойчивости системы хранения данных документального фонда организации, их доступности, использования и сохранности |
| Управление проектами внедрения и модификации системы электронного документооборота организации, разработки стратегии ее развития |
C/04.7 |
7 |
Руководство разработкой проекта системы электронного документооборота в организации с учетом экономической эффективности и возможных рисков управления документами
и еще 7 |
Заявка на обучение
|
| Руководство проведением анализа и оценки документооборота по всем системам документации, подлежащим включению в систему электронного документооборота организации |
| Руководство подготовкой технического задания на проектирование системы электронного документооборота в организации с учетом возможных рисков управления документами |
| Выбор системы электронного документооборота отечественной организации-разработчика |
| Руководство разработкой уровней доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в системе электронного документооборота с учетом их прав и ответственности |
| Оценка пилотного внедрения системы электронного документооборота в организации |
| Руководство приемкой и полномасштабным внедрением системы электронного документооборота в организации |
| Руководство организацией обучения руководителей структурных подразделений работе в системе электронного документооборота и в системе управления документами организации |
| Стратегическое планирование и разработка системы хранения документального фонда организации |
C/05.7 |
7 |
Поддержка достоверности, целостности документов и их данных, необходимых для защиты от несанкционированного изменения
и еще 8 |
Заявка на обучение
|
| Поддержка аутентичности документов и их данных |
| Разработка схем метаданных документов, связанных с документами на протяжении их существования |
| Разработка стратегии управления использованием, хранением и уничтожением документов документального фонда организации и их данных |
| Определение приоритетных направлений развития системы хранения, архивирования данных документального фонда организации |
| Руководство проектом построения информационно-справочной системы хранения и использования документального фонда организации |
| Руководство проектами совершенствования системы хранения документального фонда организации |
| Контроль внедрения отечественных информационных технологий в систему хранения документального фонда организации и их использования в рамках управления документными системами организации |
| Формирование экспертной комиссии организации |
