Приказ Минтруда России от 18.03.2021 N 140н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист архива" (Зарегистрировано в Минюсте России 21.04.2021 N 63193)
| Обобщенные трудовые функции |
Возможные наименования должностей, профессий |
Требования к образованию и обучению |
Требования к опыту практической работы |
Трудовые функции |
Трудовые действия |
|
| код |
наименование |
уровень квалификации |
наименование |
код |
уровень (подуровень) квалификации |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
| A |
Хранение, комплектование, учет и использование дел (документов) архива |
5 |
Специалист архива
|
• Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звенаили и еще 1• Среднее профессиональное образование (не профильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности
|
-
|
Организация постоянного хранения архивных дел (документов) |
A/01.5 |
5 |
Определение схемы классификации архивных дел (документов) для постоянного хранения
и еще 10 |
Заявка на обучение
|
| Определение схемы систематизации архивных дел (документов) при постоянном хранении на основе выбранной схемы классификации |
| Проведение экспертизы ценности документов, поступающих на архивное хранение |
| Размещение архивных дел (документов) в архивных хранилищах в соответствии с выбранной схемой классификации и систематизации дел (документов) |
| Создание и обеспечение режимов постоянного хранения архивных дел (документов) |
| Проверка наличия и состояния архивных дел (документов) на стадии постоянного хранения |
| Выявление и учет архивных дел (документов), требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки |
| Подготовка условий для обеспечения сохранности архивных дел (документов) в особый период и чрезвычайных ситуациях |
| Осуществление контроля движения архивных дел (документов) и их физического состояния |
| Подготовка архивных дел (документов) для передачи на аутсорсинговое или внешнее хранение |
| Заказ, передача дел (документов) на аутсорсинг или внешнее хранение |
| Комплектование архивными делами (документами) архива |
A/02.5 |
5 |
Ведение списка источников комплектования архива
и еще 6 |
Заявка на обучение
|
| Осуществление работы по выявлению новых источников комплектования архива |
| Исключение организаций, физических лиц из списка источников комплектования архива вследствие прекращения деятельности или отсутствия ценности |
| Консультирование работников источников формирования архивов по вопросам хранения дел (документов) |
| Осуществление экспертизы ценности различных типов и видов документов |
| Паспортизация архива организации |
| Прием архивных дел (документов) на различных носителях на постоянное хранение |
| Учет архивных дел (документов) |
A/03.5 |
5 |
Определение схемы учета архивных дел (документов) в архиве
и еще 9 |
Заявка на обучение
|
| Учет архивных дел (документов) постоянного и временного хранения |
| Учет особо ценных и уникальных архивных дел (документов) |
| Учет копий страхового фонда архивных дел (документов) |
| Учет фондов и описей архивных дел (документов) |
| Учет выдачи архивных дел (документов) из архивохранилища и их возврата |
| Учет и контроль выдачи архивных дел (документов) на аутсорсинг или иное внешнее хранение |
| Учет и розыск необнаруженных дел (документов) |
| Ведение дел фондов |
| Координация обеспечения учета всех видов документов в архиве |
| Организация использования архивных дел (документов) |
A/04.5 |
5 |
Разработка требований к информационно-поисковым системам архива
и еще 8 |
Заявка на обучение
|
| Поддержка в актуальном состоянии электронных информационно-поисковых систем архива в документированных сферах деятельности организации |
| Составление справочно-поисковых средств к архивным делам (документам), учтенным в архиве и в документированных сферах деятельности организации |
| Подготовка ответов на запросы архивных дел (документов) |
| Подготовка работы пользователей в читальных залах архива |
| Подготовка доступа работников структурных подразделений организации к информационно-поисковым системам архива организации |
| Подготовка документальных публикаций архивных дел (документов) в соответствии с существующими нормами и правилами |
| Подготовка выставок архивных дел (документов) |
| Проведение культурно-просветительных мероприятий с использованием архивных дел (документов) |
| Хранение, комплектование, учет и использование дел (документов) временного хранения |
A/05.5 |
5 |
Контроль за систематизацией и формированием дел (документов) временного хранения в структурных подразделениях организации
и еще 9 |
Заявка на обучение
|
| Учет описей дел временного хранения структурных подразделений организации в традиционном и в электронном виде |
| Разработка рекомендаций по использованию различных носителей для сохранности дел (документов) временного хранения |
| Систематизация дел (документов) временного хранения, принятых от структурных подразделений организации, для размещения в хранилище архива организации |
| Контроль выдачи в оперативное пользование дел (документов) временного хранения и их возврата |
| Проведение экспертизы ценности дел (документов) временного хранения в архиве организации |
| Подготовка дел (документов) временного хранения, принятых от структурных подразделений, на уничтожение |
| Создание актов о выделении на уничтожение дел (документов) временного хранения с истекшими сроками, принятых от структурных подразделений |
| Контроль за физическим уничтожением дел (документов) временного хранения с истекшими сроками, принятых от структурных подразделений |
| Контроль за процессом уничтожения дел (документов) временного хранения с истекшими сроками |
| B |
Руководство подразделением архива |
6 |
• Руководитель подразделения (департамента, управления, службы) архива, архивного хранения организации
• Заведующий архивом, архивным хранением организации
|
• Высшее образование - бакалавриатили и еще 1• Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности
|
Не менее трех лет в области хранения, комплектования, учета и использования дел (документов) в архивах, подразделениях архивного хранения
|
Руководство деятельностью по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации |
B/01.6 |
6 |
Определение целей и задач подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации
и еще 10 |
Заявка на обучение
|
| Распределение должностных обязанностей между работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации |
| Разработка положения о подразделении по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации |
| Разработка должностных инструкций работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации |
| Планирование деятельности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации |
| Контроль соблюдения трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и требований охраны труда работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации |
| Контроль выполнения работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации локальных нормативных актов организации |
| Определение потребности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых и ресурсах |
| Подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации |
| Определение эффективности деятельности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации |
| Мониторинг рынка аутсорсинговых услуг и услуг внешнего хранения дел (документов) |
| Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных дел (документов) |
B/02.6 |
6 |
Определение регламентов архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации
и еще 6 |
Заявка на обучение
|
| Разработка политики (дорожной карты) организации в области архивного хранения дел (документов) организации |
| Разработка локальных нормативных актов организации в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации |
| Согласование локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации |
| Ознакомление работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по архивному хранению дел (документов) |
| Консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и методик работы с делами (документами) организации |
| Актуализация локальных нормативных актов и методических документов организации по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации |
| Построение системы архивного хранения дел (документов) в организации |
B/03.6 |
6 |
Внедрение стандартов организации в сферу архивного хранения дел (документов) в организации
и еще 7 |
Заявка на обучение
|
| Расчет рисков и экономической эффективности от внедрения стандартов организации в сферу архивного хранения дел (документов) в организации |
| Регулирование деятельности по созданию и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов) организации |
| Поддержание системы архивного хранения дел (документов) организации в актуальном состоянии |
| Внедрение современных методов и средств обработки информации в системе архивного хранения дел (документов) |
| Разработка планов и графиков работ архивного хранения дел (документов) организации |
| Консультирование работников организации по вопросам архивного хранения дел (документов) |
| Консультирование работников организации по запросам внешних потребителей архивной информации организации |
| Контроль функционирования системы архивного хранения дел (документов) в организации |
B/04.6 |
6 |
Контроль исполнения локальных нормативных актов и методических документов по архивному хранению дел (документов) в организации
и еще 8 |
Заявка на обучение
|
| Предупреждение нарушений при архивном хранении дел (документов) в организации |
| Выявление нарушений в подготовке, обработке дел (документов) организации, определение мер по их устранению |
| Контроль формирования дел (документов) и организации оперативного хранения дел (документов) в организации |
| Проведение проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов) |
| Мониторинг результатов проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов), анализ данных мониторинга |
| Контроль своевременного устранения недостатков в работе с архивными делами (документами) организации |
| Проведение мероприятий по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов) |
| Определение эффективности мероприятий по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов) |
| Совершенствование системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) временного хранения в организации |
B/05.6 |
6 |
Определение направлений развития архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации
и еще 5 |
Заявка на обучение
|
| Определение рисков в системе архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации |
| Устранение рисков в системе архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации |
| Разработка методики совершенствования системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации |
| Разработка и внедрение системы электронного документооборота в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации |
| Регулирование деятельности по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации |
| Внедрение системы электронного архива организации |
B/06.6 |
6 |
Анализ и оценка требований к системе электронного архива организации
и еще 6 |
Заявка на обучение
|
| Подготовка технического задания на проектирование корпоративной системы электронного архива в организации |
| Выбор организации - разработчика корпоративной системы электронного архива |
| Определение уровней доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в корпоративной системе электронного архива |
| Оценка пилотного внедрения корпоративной системы электронного архива в организации |
| Установка корпоративной системы электронного архива в организации |
| Составление графика обучения руководителей структурных подразделений работе в корпоративной системе электронного архива |
| Сопровождение деятельности экспертной комиссии организации |
B/07.6 |
6 |
Разработка положения об экспертной комиссии организации, его согласование и утверждение
и еще 9 |
Заявка на обучение
|
| Подготовка заседаний экспертной комиссии организации |
| Создание и поддержание в актуальном состоянии базы данных о деятельности экспертной комиссии |
| Представление на согласование экспертной комиссии номенклатуры дел организации |
| Проверка наличия и условий сохранности дел (документов) в структурных подразделениях организации - источниках комплектования и подразделениях, деятельность которых предшествовала деятельности источников комплектования, при условии их хранения в организации |
| Отбор дел (документов) в структурных подразделениях организации - источниках комплектования, и подразделениях, деятельность которых предшествовала деятельности источников комплектования, при условии их хранения в организации для последующего хранения или уничтожения |
| Представление на согласование экспертной комиссии описей дел постоянного хранения и документов по личному составу |
| Представление на согласование экспертной комиссии актов о выделении на уничтожение дел (документов) |
| Протоколирование решений экспертной комиссией организации |
| Оказание методической помощи председателю и членам экспертной комиссии организации |
| C |
Руководство процессом архивного хранения дел (документов) |
7 |
Руководитель организации архивного хранения дел (документов)
|
• Высшее образование - магистратураили и еще 1• Высшее образование (непрофильное) - магистратура и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности
|
Не менее пяти лет руководящей деятельности в сфере управления архивом, архивной деятельности организации
|
Создание единой системы архивного хранения дел (документов) |
C/01.7 |
7 |
Разработка стратегии и составление планов развития единой системы архивного хранения дел (документов)
и еще 9 |
Заявка на обучение
|
| Обеспечение ресурсами единой системы архивного хранения дел (документов) организации |
| Регулирование единой системы архивного хранения дел (документов) организации |
| Внедрение современных инструментов, методов, средств и технологий обработки дел (документов) организации |
| Разработка и утверждение бюджета по обеспечению деятельности системы архивного хранения дел (документов) организации |
| Утверждение отчетности об исполнении бюджета по обеспечению деятельности единой системы архивного хранения дел (документов) организации |
| Формирование информационно-справочных систем и баз данных единой системы архивного хранения дел (документов) организации |
| Модернизация и оптимизация системы архивного хранения дел (документов) организации |
| Выявление и минимизация рисков в единой системе архивного хранения дел (документов) организации |
| Контроль деятельности единой системы архивного хранения дел (документов) организации |
| Управление разработкой локальных нормативных актов процессов архивного хранения дел (документов) |
C/02.7 |
7 |
Координация разработки локальных нормативных актов организации по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов)
и еще 4 |
Заявка на обучение
|
| Координация разработки методических документов по исполнению локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) |
| Выявление степени риска процессов архивного хранения дел (документов) организации при применении средств управления документами, не отвечающих требованиям деловых потребностей и подотчетности организации |
| Координация разработки локальных нормативных актов организации и методических документов в области организации учета, хранения, обеспечения сохранности, использования и уничтожения дел (документов) архивных фондов |
| Координация актуализации локальных нормативных актов в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) |
| Контроль архивного хранения дел (документов) |
C/03.7 |
7 |
Контроль за соблюдением технологий работы системы архивного хранения дел (документов) организации
и еще 5 |
Заявка на обучение
|
| Контроль за соблюдением требований по составлению и оформлению архивных учетных документов организации |
| Оптимизация архивного хранения дел (документов) организации |
| Контроль за соблюдением правил архивного хранения дел (документов) организации |
| Контроль за разработкой и внедрением локальных систем электронного документооборота организации в части электронного архива и электронного архива организации, центра хранения электронных документов |
| Контроль за эксплуатацией систем электронного документооборота организации в части электронного архива и электронного архива организации, центра хранения электронных документов |
| Регулирование и контроль федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных |
C/04.7 |
7 |
Анализ и оценка актуальности архивной документации и ее данных для наполнения федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных
и еще 5 |
Заявка на обучение
|
| Наполнение федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных актуальной архивной документацией и ее данными |
| Консультирование сотрудников федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных по оценке и наполнению актуальной архивной документацией и ее данными |
| Подготовка технического задания на модификацию архивной документации сопровождаемых федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных |
| Определение уровня доступа руководителей структурных подразделений к сопровождению и наполнению федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных актуальной архивной документацией и ее данными |
| Составление графика обучения руководителей структурных подразделений работе с федеральными и региональными государственными информационными системами, реестрами и базами данных |
| Планирование и построение процессов архивного хранения, учета и использования дел (документов) временного хранения |
C/05.7 |
7 |
Разработка стратегии и политики управления архивным хранением дел (документов) организации
и еще 4 |
Заявка на обучение
|
| Определение приоритетных направлений развития системы архивного хранения дел (документов) организации |
| Координация разработки информационно-справочной системы архивного хранения дел (документов) и ее использования |
| Координация процессами совершенствования системы архивного хранения дел (документов) организации |
| Координация внедрения информационных технологий в систему архивного хранения дел (документов) организации |
| Организация и сопровождение деятельности экспертно-проверочной комиссии |
C/06.7 |
7 |
Координация разработки локальных нормативных актов организации об экспертно-проверочной комиссии
и еще 6 |
Заявка на обучение
|
| Привлечение к работе в экспертно-проверочной комиссии в качестве экспертов и консультантов специалистов организаций и федерального органа, регулирующего архивную деятельность |
| Координация подготовки необходимых документов для членов экспертно-проверочной комиссии, экспертов и консультантов |
| Рассмотрение научно-методических и практических вопросов деятельности экспертно-проверочной комиссии организации |
| Контроль выполнения решений экспертно-проверочной комиссии |
| Контроль направления решений экспертно-проверочной комиссии источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации |
| Организация методической помощи председателю и членам экспертно-проверочной комиссии организации |
