Профстандарт "07.002 Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией"

Приказ Минтруда России от 06.05.2015 N 276н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией" (Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2015 N 37509)

Функциональная карта профессионального стандарта

Обобщенные трудовые функции			Возможные наименования должностей, профессий	Требования к образованию и обучению	Требования к опыту практической работы	Трудовые функции			Трудовые действия
код	наименование	уровень квалификации				наименование	код	уровень (подуровень) квалификации
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
A	Организационное обеспечение деятельности организации	3	Секретарь-администратор	• Среднее общее образование и еще 1 • Профессиональное обучение - программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих	-	Прием и распределение телефонных звонков организации	A/01.3	3	Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации и еще 2	Заявка на обучение
									Регистрация поступающих телефонных звонков
									Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
						Организация работы с посетителями организации	A/02.3	3	Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками и еще 7	Заявка на обучение
									Ведение журнала записи посетителей
									Учет посетителей и оформление пропусков
									Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей
									Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
									Организация и бронирование переговорных комнат
									Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе
									Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)
						Выполнение координирующих и обеспечивающих функций	A/03.3	3	Ведение журнала разъездов работников организации и еще 3	Заявка на обучение
									Координация работы курьеров и водителей организации
									Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей
									Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации
B	Документационное обеспечение деятельности организации	5	Делопроизводитель	Среднее профессиональное образование - программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих	-	Организация работы с документами	B/01.4	5	Прием и первичная обработка входящих документов и еще 9	Заявка на обучение
									Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые
									Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем
									Регистрация входящих документов
									Организация доставки документов исполнителям
									Ведение базы данных документов организации
									Ведение информационно-справочной работы
									Обработка и отправка исходящих документов
									Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
									Контроль исполнения документов в организации
						Организация текущего хранения документов	B/02.4	5	Разработка номенклатуры дел организации и еще 4	Заявка на обучение
									Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
									Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения
									Формирование дел
									Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела
						Организация обработки дел для последующего хранения	B/03.4	5	Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и еще 5	Заявка на обучение
									Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
									Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
									Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
									Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
									Передача дел в архив организации
C	Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации	6	Секретарь руководителя	• Высшее образование - бакалавриат или и еще 2 • Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена • Дополнительное профессиональное образование	Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании	Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени	C/01.6	6	Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя и еще 6	Заявка на обучение
									Внесение информации в планировщик (органайзер)
									Согласование с руководителем временных планов
									Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками
									Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий
									Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий
									Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций
						Планирование рабочего дня секретаря	C/02.6	6	Выбор и оформление планировщика секретаря и еще 5	Заявка на обучение
									Ведение дневника (на электронном и/или бумажном носителе)
									Согласование планов с планами и сроками работы руководителя
									Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу)
									Перенесение невыполненных запланированных задач
									Выполнение типичных ежедневных дел
						Организация телефонных переговоров руководителя	C/03.6	6	Ведение базы телефонных контактов руководителя и еще 7	Заявка на обучение
									Соединение руководителя с конкретными абонентами
									Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя
									Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков
									Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам
									Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
									Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров
									Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций
						Организация командировок руководителя	C/04.6	6	Подготовка проекта служебного задания руководителя и еще 9	Заявка на обучение
									Подготовка проекта приказа о служебной командировке
									Выписка командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости
									Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта
									Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя
									Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
									Подготовка документов к поездке руководителя
									Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки
									Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта
									Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке
						Организация работы с посетителями в приемной руководителя	C/05.6	6	Организация личного приема посетителей руководителем и еще 8	Заявка на обучение
									Установление порядка приема для различных категорий посетителей
									Ведение журнала предварительной записи на прием
									Регистрация посетителей
									Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации
									Организация приема деловых партнеров в офисе
									Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе
									Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе
									Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя
						Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий	C/06.6	6	Подготовка повестки дня мероприятия и еще 16	Заявка на обучение
									Оформление списка участников мероприятия
									Информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия
									Выбор места и времени проведения мероприятия
									Подготовка предварительной сметы расходов
									Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии
									Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков
									Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия
									Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия
									Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз
									Решение вопросов технического оснащения мероприятия
									Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов
									Организация подготовки президиума и рабочих мест участников
									Организация встречи и регистрация участников мероприятия
									Ведение протокола мероприятия
									Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз
									Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения
						Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя	C/07.6	6	Документальное оформление решений руководителя и еще 7	Заявка на обучение
									Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя
									Координация деятельности по исполнению решений руководителя
									Ведение срокового текущего и предупредительного контроля
									Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок
									Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя
									Фиксация исполнения поручений
Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя
Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя	C/08.6	6	Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями и еще 6	Заявка на обучение
			Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда
			Организация оформления интерьера приемной руководителя
			Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой
			Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами
			Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой
			Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания
Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря	C/09.6	6	Разработка должностной инструкции секретаря и еще 2	Заявка на обучение
			Разработка положения о секретариате
			Разработка инструкции по делопроизводству
Составление и оформление управленческой документации	C/10.6	6	Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки) и еще 3	Заявка на обучение
			Печать служебных документов и других материалов
			Размножение служебных документов
			Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)
Организация работы с документами в приемной руководителя	C/11.6	6	Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов и еще 5	Заявка на обучение
			Подготовка документов для рассмотрения руководителем
			Учет документов, поступающих на имя руководителя
			Организация доставки документов исполнителям
			Ведение информационно-справочной работы
			Контроль исполнения документов и поручений руководителя
Организация хранения документов в приемной руководителя	C/12.6	6	Разработка разделов номенклатуры дел организации и еще 2	Заявка на обучение
			Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков
			Подготовка и передача дел в архив организации
Обеспечение руководителя информацией	C/13.6	6	Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений и еще 4	Заявка на обучение
			Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации
			Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате
			Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных
			Формирование и использование баз данных в организации
Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации	C/14.6	6	Информирование работников организации о решениях руководителя и еще 4	Заявка на обучение
			Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации
			Оповещение работников о предстоящих мероприятиях
			Организация встреч трудового коллектива с руководством
			Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам
D	Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации	6	Помощник руководителя	• Высшее образование - бакалавриат и еще 1 • Дополнительное профессиональное образование	Не менее трех лет по профилю деятельности организации	Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями	D/01.6	6	Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями и еще 7	Заявка на обучение
									Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений
									Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов
									Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений
									Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя
									Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций
									Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами
									Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений
						Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов	D/02.6	6	Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем и еще 5	Заявка на обучение
									Подготовка информационно-аналитических материалов
									Разработка тематического плана обзорного документа, доклада
									Определение круга библиографических источников
									Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки
									Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки
						Организация деловых контактов и протокольных мероприятий	D/03.6	6	Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя и еще 5	Заявка на обучение
									Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем
									Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов
									Подготовка презентаций по указанию руководителя
									Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя
									Встреча участников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведение записей переговоров
						Организация исполнения решений руководителя	D/04.6	6	Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя и еще 3	Заявка на обучение
									Координация деятельности по исполнению решений руководителя
									Контроль исполнения решений руководителя
									Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя