Приказ Минтруда России от 15.06.2020 N 333н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией" (Зарегистрировано в Минюсте России 15.07.2020 N 58957)
| Обобщенные трудовые функции |
Возможные наименования должностей, профессий |
Требования к образованию и обучению |
Требования к опыту практической работы |
Трудовые функции |
Трудовые действия |
|
| код |
наименование |
уровень квалификации |
наименование |
код |
уровень (подуровень) квалификации |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
| A |
Организационное обеспечение деятельности организации |
3 |
Секретарь-администратор
|
• Среднее общее образование и еще 1• Профессиональное обучение - программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих
|
-
|
Прием и распределение телефонных звонков организации |
A/01.3 |
3 |
Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации
и еще 2 |
Заявка на обучение
|
| Регистрация поступающих телефонных звонков |
| Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону |
| Организация работы с посетителями организации |
A/02.3 |
3 |
Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
и еще 7 |
Заявка на обучение
|
| Ведение журнала записи посетителей |
| Учет посетителей и оформление пропусков |
| Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей |
| Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации |
| Организация и бронирование переговорных комнат |
| Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе |
| Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки) |
| Выполнение координирующих и обеспечивающих функций |
A/03.3 |
3 |
Ведение журнала разъездов работников организации
и еще 3 |
Заявка на обучение
|
| Координация работы курьеров и водителей организации |
| Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей |
| Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации |
| B |
Документационное обеспечение деятельности организации |
5 |
Делопроизводитель
|
• Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звенаили и еще 1• Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
|
-
|
Организация работы с документами |
B/01.5 |
5 |
Прием и первичная обработка входящих документов
и еще 9 |
Заявка на обучение
|
| Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые |
| Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем |
| Регистрация входящих документов |
| Организация доставки документов исполнителям |
| Ведение базы данных документов организации |
| Ведение информационно-справочной работы |
| Обработка и отправка исходящих документов |
| Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства |
| Контроль исполнения документов в организации |
| Организация текущего хранения документов |
B/02.5 |
5 |
Разработка номенклатуры дел организации
и еще 4 |
Заявка на обучение
|
| Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения |
| Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения |
| Формирование дел |
| Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела |
| Организация обработки дел для последующего хранения |
B/03.5 |
5 |
Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению
и еще 5 |
Заявка на обучение
|
| Составление внутренней описи дел для особо ценных документов |
| Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения |
| Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения |
| Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения |
| Передача дел в архив организации |
| C |
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации |
6 |
• Секретарь руководителя
• Секретарь-стенографистка
• Стенографистка
|
• Высшее образование - бакалавриатили и еще 3• Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельностиили
• Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звенаили
• Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
|
Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании
|
Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени |
C/01.6 |
6 |
Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя
и еще 6 |
Заявка на обучение
|
| Внесение информации в планировщик (органайзер) |
| Согласование с руководителем времени планируемых действий |
| Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками |
| Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий |
| Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий |
| Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций |
| Планирование рабочего дня секретаря |
C/02.6 |
6 |
Выбор и оформление планировщика секретаря
и еще 5 |
Заявка на обучение
|
| Ведение дневника (на электронном и (или) бумажном носителе) |
| Согласование планов с планами и сроками работы руководителя |
| Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу) |
| Перенос невыполненных запланированных задач |
| Выполнение типичных ежедневных дел |
| Организация телефонных переговоров руководителя |
C/03.6 |
6 |
Ведение базы телефонных контактов руководителя
и еще 7 |
Заявка на обучение
|
| Соединение руководителя с конкретными абонентами |
| Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя |
| Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков |
| Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам |
| Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону |
| Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров |
| Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций |
| Организация командировок руководителя |
C/04.6 |
6 |
Подготовка проекта служебного задания руководителя
и еще 9 |
Заявка на обучение
|
| Подготовка проекта приказа о служебной командировке |
| Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости |
| Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта |
| Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя |
| Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий |
| Подготовка документов к поездке руководителя |
| Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки |
| Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта |
| Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке |
| Организация работы с посетителями в приемной руководителя |
C/05.6 |
6 |
Организация личного приема посетителей руководителем
и еще 8 |
Заявка на обучение
|
| Установление порядка приема для различных категорий посетителей |
| Ведение журнала предварительной записи на прием |
| Регистрация посетителей |
| Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации |
| Организация приема деловых партнеров в офисе |
| Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе |
| Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе |
| Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя |
| Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий |
C/06.6 |
6 |
Подготовка повестки дня мероприятия
и еще 16 |
Заявка на обучение
|
| Оформление списка участников мероприятия |
| Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия |
| Выбор места и времени проведения мероприятия |
| Подготовка предварительной сметы расходов |
| Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии |
| Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков |
| Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия |
| Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия |
| Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз |
| Решение вопросов технического оснащения мероприятия |
| Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов |
| Организация подготовки президиума и рабочих мест участников |
| Организация встречи и регистрация участников мероприятия |
| Ведение протокола мероприятия |
| Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз |
| Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения |
| Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя |
C/07.6 |
6 |
Документальное оформление решений руководителя
и еще 7 |
Заявка на обучение
|
| Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя |
| Координация деятельности по исполнению решений руководителя |
| Ведение срокового текущего и предупредительного контроля |
| Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок |
| Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя |
| Фиксация исполнения поручений |
| Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя |
| Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя |
C/08.6 |
6 |
Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями
и еще 6 |
Заявка на обучение
|
| Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда |
| Организация оформления интерьера приемной руководителя |
| Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой |
| Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями |
| Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой |
| Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания |
| Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря |
C/09.6 |
6 |
Разработка должностной инструкции секретаря
и еще 2 |
Заявка на обучение
|
| Разработка положения о секретариате |
| Разработка инструкции по делопроизводству |
| Составление и оформление управленческой документации |
C/10.6 |
6 |
Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)
и еще 3 |
Заявка на обучение
|
| Печать служебных документов и материалов |
| Размножение служебных документов |
| Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа) |
| Организация работы с документами в приемной руководителя |
C/11.6 |
6 |
Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов
и еще 6 |
Заявка на обучение
|
| Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов |
| Подготовка документов для рассмотрения руководителем |
| Учет документов, поступающих на имя руководителя |
| Организация доставки документов исполнителям |
| Создание и ведение базы данных документов руководителя |
| Ведение информационно-справочной работы |
| Организация хранения документов в приемной руководителя |
C/12.6 |
6 |
Разработка разделов номенклатуры дел организации
и еще 2 |
Заявка на обучение
|
| Формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения |
| Подготовка и передача дел в архив организации |
| Обеспечение руководителя информацией |
C/13.6 |
6 |
Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений
и еще 4 |
Заявка на обучение
|
| Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации |
| Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате |
| Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных |
| Формирование и использование баз данных в организации |
| Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации |
C/14.6 |
6 |
Информирование работников организации о решениях руководителя
и еще 4 |
Заявка на обучение
|
| Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации |
| Оповещение работников о предстоящих мероприятиях |
| Организация встреч трудового коллектива с руководством |
| Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам |
| D |
Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации |
6 |
Помощник руководителя
|
• Высшее образование - бакалавриатили и еще 1• Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
|
Не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации
|
Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями |
D/01.6 |
6 |
Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями
и еще 7 |
Заявка на обучение
|
| Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений |
| Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующих информации и документов |
| Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений |
| Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя |
| Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций |
| Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами |
| Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений |
| Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов |
D/02.6 |
6 |
Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем
и еще 5 |
Заявка на обучение
|
| Подготовка информационно-аналитических материалов |
| Разработка тематического плана обзорного документа, доклада |
| Определение круга библиографических источников |
| Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки |
| Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки |
| Организация деловых контактов и протокольных мероприятий |
D/03.6 |
6 |
Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя
и еще 5 |
Заявка на обучение
|
| Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем |
| Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов |
| Подготовка презентаций по указанию руководителя |
| Подготовка и проведение пресс-конференций руководителя |
| Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров |
| Организация исполнения решений руководителя |
D/04.6 |
6 |
Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя
и еще 3 |
Заявка на обучение
|
| Координация деятельности по исполнению решений руководителя |
| Контроль исполнения решений руководителя |
| Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя |
